Geplaatst op
Kunstmatige intelligentie (AI) kan een waardevolle rol spelen bij het efficiënter maken van facturatieprocessen, wat op de lange termijn aanzienlijke tijdsbesparingen kan opleveren voor uw organisatie.
AI is tegenwoordig een veelbesproken onderwerp. De technologie wordt steeds meer omarmd door bedrijven die hun operationele processen willen automatiseren en optimaliseren. AI kan helpen om repetitieve taken te verminderen en menselijke fouten te minimaliseren, wat vooral in de financiële sector grote voordelen kan bieden.
AI en facturatie: wat houdt het in?
Binnen het facturatieproces kunnen AI-gebaseerde systemen verschillende technieken inzetten om de workflow te verbeteren. De belangrijkste technologieën die hierbij gebruikt worden zijn:
- Machine Learning (ML): Machine Learning, ook wel machinaal leren genoemd, maakt het mogelijk voor systemen om te leren van eerdere ervaringen. Het systeem herkent patronen in gegevens, wat het mogelijk maakt om voorspellende analyses te doen en processen verder te verfijnen. Binnen facturatie helpt ML bijvoorbeeld bij het categoriseren en identificeren van afwijkingen.
- Optical Character Recognition (OCR): OCR is een technologie die tekst uit afbeeldingen of gescande documenten kan halen. In het kader van facturatie kan OCR automatisch belangrijke gegevens zoals factuurnummers en bedragen extraheren, wat het proces versnelt en de kans op fouten verkleint.
- Natural Language Processing (NLP): Natural Language Processing stelt AI in staat om menselijke taal te begrijpen en te interpreteren. Voor bedrijven die internationaal opereren is dit van groot belang, omdat NLP kan helpen bij het analyseren en interpreteren van facturen in verschillende talen, ongeacht de taal waarin ze zijn opgesteld.
De combinatie van technologieën: een krachtige aanpak
De echte kracht van AI komt tot uiting wanneer deze verschillende technologieën in samenhang worden toegepast. Door ML, OCR en NLP te combineren, kunnen facturen snel en accuraat worden verwerkt, gecategoriseerd en opgeslagen. Het systeem verzamelt en verifieert automatisch cruciale gegevens, en kan medewerkers op de hoogte brengen wanneer hun tussenkomst nodig is. Naarmate het systeem blijft leren, neemt de noodzaak voor menselijke tussenkomst af, wat leidt tot een steeds efficiënter facturatieproces.
Het AI-geoptimaliseerde facturatieproces in vier stappen
Traditionele facturatieprocessen vergen veel handmatige input, wat tijdrovend kan zijn en foutgevoelig blijft. Met de inzet van AI kunnen deze processen echter in vier overzichtelijke stappen worden uitgevoerd:
- Ontvangst: Digitale facturen worden automatisch naar het AI-systeem gestuurd, dat direct met de verwerking kan beginnen.
- Gegevensverwerking: Het systeem gebruikt OCR en NLP om de belangrijkste gegevens uit de factuur te halen en deze te koppelen aan de juiste klant of bestaande betalingsinformatie.
- Foutdetectie: Wanneer er afwijkingen worden gevonden tussen de gegevens op de factuur en de informatie in het systeem, zal de AI een waarschuwing geven aan een medewerker. De medewerker kan de fout vervolgens corrigeren, terwijl het systeem leert van deze correctie om toekomstige fouten te voorkomen.
- Goedkeuring en verwerking: Nadat de factuur is verwerkt, vraagt het systeem om goedkeuring. Hoewel AI veel van het werk automatiseert, blijft menselijke controle belangrijk om eventuele fouten te identificeren. Na goedkeuring wordt de factuur betaald en veilig opgeslagen.